Электронный документооборот (ЭДО) в медицине

Электронный документооборот (ЭДО) в медицине — это создание, подписание, хранение и обмен медицинскими и юридическими документами в электронном виде с разными контрагентами без обязательного использования бумажных носителей.

ЭДО помогает медорганизации ускорить работу с документацией, сократить нагрузку на сотрудников, оптимизировать затраты на ведение документооборота и архивное хранение, упростить доступ к медицинским данным и выстроить оперативную и безопасную передачу документов между внутренними системами и государственными реестрами.

Коротко об ЭДО в медицине:

Электронный документооборот в медицине — это современный и удобный инструмент для обмена различной документацией (медицинские протоколы, договоры с пациентами, различные виды согласий, в том числе ИДС), позволяющий существенно оптимизировать работу врача, администратора и медицинского учреждения в целом.

В 2020 году издан Приказ N 947н «Об утверждении Порядка организации системы документооборота в сфере охраны здоровья в части ведения медицинской документации в форме электронных документов». Документ начал действовать с 1 февраля 2021 года и будет актуален на протяжении 6 лет. С 1 сентября 2026 года вступит в силу новый порядок ведения медицинской документации в электронном виде, утвержденный Приказом Минздрава Р Ф № 209н от 25.03.2026 г. Этот документ будет действовать до 1 сентября 2032 года.

Новый приказ определяет электронный документооборот не только в медицинской организации, но и в фармацевтической, он фиксирует правила его ведения, и позволяет вести меддокументацию только в электронном виде без необходимости дублировать документы на бумаге, за исключением случаев, когда пациент обращается в организацию с заявлением о предоставлении бумажной копии электронного документа. Приказ носит рекомендательный характер и определяет правила, касающиеся создания, заверения, хранения и визуализации документов медучреждения в электронном виде. Клиника сама решает, какие документы перевести в ЭДО, а какие оставить на бумаге и фиксирует это во внутреннем Приказе.

Внедрение в клинике ЭДО позволяет оптимизировать ключевые процессы клиники, а также сделать взаимодействие с пациентами более удобным, современным и оперативным. Разберем основные преимущества электронного документооборота:

Внедрение ЭДО позволяет существенно ускорить все операции с медицинскими документами внутри клиники. Администратор при оформлении пациента на ресепш меньше времени тратит на заполнение бумажной документации (договоры, согласия), пациент подписывает их онлайн в несколько кликов, а врач, обращаясь к архиву электронных медицинских документов видит полную клиническую картину, больше внимания уделяет работе с пациентом и его текущим состоянием.

Электронные архивы экономят физическое место внутри клиники, обеспечивая длительный срок хранения и оперативный доступ к необходимой документации в электронном виде, а также снижают финансовые и трудовые затраты на содержание архива.

Ведение ЭДО позволяет оперативно обмениваться информацией в электронном виде с различными контрагентами: партнерами клиники, ее филиалами, проверяющими органами, страховыми компаниями и т. д.

Электронные документы легко структурировать, при необходимости находить нужную информацию в любой момент времени.

Переходя на ЭДО, клиникам необходимо предусмотреть ряд нюансов, чтобы организовать работу с электронными документами качественно и грамотно. Ответственным за разработку системы стоит учесть основные требования к электронному документообороту:

Переходя на ЭДО, клиникам необходимо предусмотреть ряд нюансов, чтобы организовать работу с электронными документами качественно и грамотно. Ответственным за разработку системы стоит учесть основные требования к электронному документообороту:

Переход на ЭДО начинается с подготовки внутреннего акта (Приказа об ЭДО), в клинике обязательно должна быть установлена медицинская информационная система, в которой будут оформляться документы. Кроме того, для сотрудников необходимо изготовить электронные подписи (УКЭП) и организовать передачу медицинских документов в РЭМД через официального оператора ЕГИСЗ. Если планируется внедрить ЭДО с пациентами, необходимо выбрать цифровой сервис, обеспечивающий легитимное онлайн-подписание документов (договоров, согласий, ИДС).

Стандартизированного шаблона Приказа о переходе на ЭДО внутри клиники не существует. Каждая клиника формирует такой внутренний нормативный акт самостоятельно.

Если клиника переходит на ЭДО, дублировать электронные медицинские документы на бумаге не нужно. Электронный документ, заверенный УКЭП имеет юридическую силу.

Если пациент хочет получить свои медицинские документы в бумажном виде, он (или его законный представитель) может написать заявление в адрес клиники. Клиника продолжает вести документацию в ЭДО, но специально для этого пациента готовит бумажные копии электронных документов.

В такие бумажные копии нельзя вносить рукописные изменения. Соответствие бумажной копии оригиналу электронного документа подтверждается визой сотрудника клиники, уполномоченного подписывать такие документы.

Для перехода на ЭДО в клинике обязательно должна быть установлена МИС, она позволяет формировать документацию в электронном виде.

Для передачи медицинских данных в РЭМД ЕГИСЗ необходима интеграция МИС с официальным оператором ЕГИСЗ, который обеспечивает выгрузку данных в федеральную систему. Платформа N3. Health является оператором ЕГИСЗ с 2019 года и обеспечивает выгрузку документов в РЭМД по безопасным каналам связи.

Регистрация документов в РЭМД обеспечивает легитимность до 25 лет. Это значительно более длительный срок в сравнении с документами, просто подписанными электронной подписью и хранящимися в клинике, когда срок «годности» электронного документа истекает одновременно со сроком действия электронной цифровой подписи, которой он подписан.

Для подписания документов с пациентами онлайн клинике необходимо использовать специальный сервис. К примеру, N3. Health СЭП. Он позволяет легитимно подписывать договоры, акты, согласия, ИДС с пациентами через смс, личный кабинет Мила или мессенджер МAX. Сервис можно встроить в МИС или использовать безинтеграционное решение.

Ведение электронных медицинских документов состоит из следующих этапов:

Меддокументы в электронном виде хранятся в той информационной системе, которая применяется для создания электронного документа. При этом стоит учитывать, что срок хранения электронных медицинских документов должен быть не менее срока, определенного для хранения соответствующих меддокументов, оформленных на бумажном носителе.

Если в электронный документ вносятся изменения или исправления, клиника в течение всего установленного периода обязана хранить все версии этого документа в электронном виде, а также его подписи в составе метаданных документов.

Если требуется перевести меддокумент, который ранее был оформлен на бумаге в вид электронного документа, работник клиники, ответственный за данный процесс, сканирует бумажный документ, регистрирует скан в информационной системе клиники с указанием реквизитов меддокумента, в т. ч. отражает название документа, дату его оформления, медучреждение, в которой этот документ был создан. Далее документ подписывается этим сотрудником и им же обеспечивается его дальнейшее хранение.

Это ведение, подписание, хранение и обмен медицинскими и юридическими документами с разными контрагентами в электронном виде без обязательного дублирования на бумаге.

Нет. В нормативных актах указано, что клиника самостоятельно определяет, в каком объеме переходить на ЭДО и какие документы вести в электронном формате.

Во-первых, это лицензионное требование для всех медицинских организаций. Во-вторых, в Приказе 947н (209н) четко прописано, что медицинские документы, которые подлежат регистрации в ЕГИСЗ, необходимо выгружать в РЭМД.

Медицинские, юридические и бухгалтерские документы можно перевести в ЭДО. Подробный печень документов фиксируется во внутреннем Приказе клиники.

Сколько времени хранится электронная медицинская документация?

Срок зависит от готовности клиники: техническая составляющая (наличие МИС, интеграция с ЕГИСЗ), наличие сервиса для ЭДО с пациентами, наличие электронных подписей для персонала, объем внедрения ЭДО (полный, частичный переход на электронные документы), готовность персонала. В среднем переход может занимать от нескольких дней до нескольких месяцев.

Для этого клинике необходимо внедрить специализированный ИТ-сервис, который организует легитимное подписание документов с пациентами онлайн. Документы со стороны пациента подписываются простой электронной подписью или ПЭП ЕСИА через различные каналы: смс, личный кабинет, мессенджер. Хранятся на защищенных серверах и доступны для просмотра клинике и пациенту.