Электронное подписание договоров и ИДС с пациентами через смс, Мила, мессенджер МАКС
База знаний N3.Health
Электронный документооборот (ЭДО) в медицине
Подключиться к РЭМД
Подключиться к РЭМД
Содержание
- Как клинике перейти на электронный документооборот?
- Какие преимущества дает электронный документооборот в медицине
- Ведение электронных архивов медицинских документов
- Оперативный обмен информацией с внешними системами
- Какие требования предъявляются к электронному документообороту в клинике?
- Какие этапы включает электронное ведение медицинской документации?
- Как создается медицинский документ в электронной форме?
- Как подписывается медицинский документ в электронном виде?
Дария Вольникова
Руководитель отдела продаж, эксперт N3.Health
06.07.2022 📅 Обновлено: 12.10.2026
06.07.2022 📅 Обновлено: 12.10.2026
Электронный документооборот (ЭДО) в медицине — это создание, подписание, хранение и обмен медицинскими и юридическими документами в электронном виде без обязательного использования бумажных носителей. К таким документам относятся медицинские протоколы, договоры с пациентами, согласия, включая ИДС, и другие документы, которыми клиника обменивается с пациентами, партнерами, внутренними информационными системами и государственными реестрами.
ЭДО помогает медицинской организации ускорить работу с документацией, сократить нагрузку на врачей и администраторов, снизить затраты на ведение документооборота и архивное хранение, упростить доступ к медицинским данным и организовать оперативный и безопасный обмен информацией.
Коротко об ЭДО в медицине:
ЭДО помогает медицинской организации ускорить работу с документацией, сократить нагрузку на врачей и администраторов, снизить затраты на ведение документооборота и архивное хранение, упростить доступ к медицинским данным и организовать оперативный и безопасный обмен информацией.
Коротко об ЭДО в медицине:
- медицинские и юридические документы ведутся в электронном виде;
- документы подписываются электронной подписью;
- документы с пациентами (договоры и ИДС) легитимно подписываются онлайн;
- медицинские данные могут передаваться в РЭМД;
- снижается потребность в бумажных архивах и площадях для их хранения;
- сокращается время работы с документами;
- упрощается доступ к информации в электронном виде для всех участников: врач, пациент, администратор, контролирующие органы и т. д.
С 1 сентября 2026 года действует приказ Минздрава России от 25.03.2026 № 209н «Об утверждении Порядка организации системы документооборота в сфере охраны здоровья в части ведения медицинской документации в форме электронных документов». Он заменил приказ № 947н и действует до 1 сентября 2032 года.
Порядок применяется, если медицинская или фармацевтическая организация принимает решение вести медицинскую документацию в электронной форме. Клиника определяет перечень электронных медицинских документов и закрепляет порядок работы с ними в локальном акте. При ведении электронной медицинской документации необходимо соблюдать требования к формированию, подписанию, хранению документов и предоставлению доступа к ним.
Источник: официальная публикация приказа Минздрава России от 25.03.2026 № 209н
Порядок применяется, если медицинская или фармацевтическая организация принимает решение вести медицинскую документацию в электронной форме. Клиника определяет перечень электронных медицинских документов и закрепляет порядок работы с ними в локальном акте. При ведении электронной медицинской документации необходимо соблюдать требования к формированию, подписанию, хранению документов и предоставлению доступа к ним.
Источник: официальная публикация приказа Минздрава России от 25.03.2026 № 209н
Сделать ссылкой фрагмент «приказ Минздрава России от 25.03.2026 № 209н» и вести его на официальную публикацию правового акта.
Какие преимущества дает электронный документооборот в медицине?
Внедрение в клинике ЭДО позволяет оптимизировать ключевые процессы клиники, а также сделать взаимодействие с пациентами более удобным, современным и оперативным. Разберем основные преимущества электронного документооборота:
Ускорение бизнес-процессов
Внедрение ЭДО позволяет существенно ускорить все операции с медицинскими документами внутри клиники. Администратор при оформлении пациента на ресепшен меньше времени тратит на заполнение бумажной документации (договоры, согласия), пациент подписывает их онлайн в несколько кликов, а врач, обращаясь к архиву электронных медицинских документов видит полную клиническую картину, больше внимания уделяет работе с пациентом и его текущим состоянием.
Ведение электронных архивов медицинских документов
Электронные архивы экономят физическое место внутри клиники, обеспечивая длительный срок хранения и оперативный доступ к необходимой документации в электронном виде, а также снижают финансовые и трудовые затраты на содержание архива.
Оперативный обмен информацией с внешними системами
Ведение ЭДО позволяет оперативно обмениваться информацией в электронном виде с различными контрагентами: партнерами клиники, ее филиалами, проверяющими органами, страховыми компаниями и т. д.
Прозрачность бизнеса
Электронные документы легко структурировать, при необходимости находить нужную информацию в любой момент времени.
Основные ЭДО в медицине
Этап | Что происходит | Результат |
Создание | Формируется медицинский документ | Электронный документ |
Подписание | Документ подписывается ЭП | Юридическая значимость |
Передача | Документ регистрируется в РЭМД | Выполнение лицензионных требований |
Хранение | Документ сохраняется в системе или у оператора ЕГИСЗ | Долговременное хранение в защищенном контуре, доступ к документам |
Какие требования предъявляются к электронному документообороту в клинике?
Переходя на ЭДО, клиникам необходимо предусмотреть ряд нюансов, чтобы организовать работу с электронными документами качественно и грамотно. Ответственным за разработку системы стоит учесть основные требования к электронному документообороту:
-
Переход на ЭДО в клинике должен регламентироваться внутренним Приказом, в котором необходимо прописать перечень документов, переводимых в электронный формат, круг лиц, которые эти документы формируют и имеют к ним доступ.
-
ЭДО должен отвечать требованиям информационной безопасности как внутри системы, где формируется электронная документация, так и в архивах, где она в дальнейшем хранится.
-
Необходимо утвердить порядок подписания документов электронной подписью, а также определить круг лиц, которые могут подписывать эти документы
-
Надежность системы ЭДО: бесперебойная работа и постоянная фиксация действий ответственных лиц с электронными документами.
Как клинике перейти на электронный документооборот?
Переход на ЭДО начинается с подготовки внутреннего акта (Приказа об ЭДО), в клинике обязательно должна быть установлена медицинская информационная система, в которой будут оформляться документы. Кроме того, для сотрудников необходимо изготовить электронные подписи (ЭП) и организовать передачу медицинских документов в РЭМД через официального оператора ЕГИСЗ. Если планируется внедрить ЭДО с пациентами, необходимо выбрать цифровой сервис, обеспечивающий легитимное онлайн-подписание документов (договоров, согласий, ИДС).
Этапы ЭДО с пациентами
ЭДО с пациентами включает электронное оформление и подписание договоров, согласий и ИДС. Для запуска такого документооборота клинике необходимо:
- Определить перечень документов, которые будут оформляться с пациентами в электронном виде.
- Выбрать сервис для электронного подписания документов и доступные способы подтверждения подписи.
- Подготовить и настроить шаблоны договоров, согласий и ИДС.
- Определить права доступа сотрудников и порядок хранения подписанных документов.
- Протестировать оформление, подписание, передачу и хранение документов.
- Настроить рабочий процесс и проинформировать сотрудников о новом порядке взаимодействия с пациентами.
Подробнее о требованиях к передаче документов читайте в материале «Безопасный обмен медицинскими документами с пациентами».
Основные шаги перехода:
- Подготовить внутренний локальный акт (Приказ).
- Определить перечень документов для электронного ведения.
- Зафиксировать применяемые информационные системы.
- Определить порядок подписания документов.
- Настроить доступ к медицинской документации и архивам.
- Организовать передачу необходимых медицинских данных в РЭМД.
- Определить правила и способы предоставления документации проверяющим органам и пациентам.
- Выбрать и внедрить сервис для онлайн подписания документов с пациентами.
Какие нюансы необходимо учесть?
Стандартизированного шаблона Приказа о переходе на ЭДО внутри клиники не существует. Каждая клиника формирует такой внутренний нормативный акт самостоятельно.
Если клиника переходит на ЭДО, дублировать электронные медицинские документы на бумаге не нужно. Электронный документ, заверенный ЭП, имеет юридическую силу.
Если пациент хочет получить свои медицинские документы в бумажном виде, он (или его законный представитель) может написать заявление в адрес клиники. Клиника продолжает вести документацию в ЭДО, но специально для этого пациента готовит бумажные копии электронных документов.
В такие бумажные копии нельзя вносить рукописные изменения. Соответствие бумажной копии оригиналу электронного документа подтверждается визой сотрудника клиники, уполномоченного подписывать такие документы.
Для перехода на ЭДО в клинике обязательно должна быть установлена МИС, она позволяет формировать документацию в электронном виде.
Для передачи медицинских данных в РЭМД ЕГИСЗ необходима интеграция МИС с официальным оператором ЕГИСЗ, который обеспечивает выгрузку данных в федеральную систему. Платформа N3.Health является оператором ЕГИСЗ с 2019 года и обеспечивает выгрузку документов в РЭМД по безопасным каналам связи.
Регистрация документов в РЭМД обеспечивает легитимность до 25 лет. Это значительно более длительный срок в сравнении с документами, просто подписанными электронной подписью и хранящимися в клинике, когда срок «годности» электронного документа истекает одновременно со сроком действия электронной цифровой подписи, которой он подписан.
Для подписания документов с пациентами онлайн клинике необходимо использовать специальный сервис. К примеру, N3.Health СЭП. Он позволяет легитимно подписывать договоры, акты, согласия, ИДС с пациентами через смс, личный кабинет Мила или мессенджер МAX. Сервис можно встроить в МИС или использовать безинтеграционное решение.
Если клиника переходит на ЭДО, дублировать электронные медицинские документы на бумаге не нужно. Электронный документ, заверенный ЭП, имеет юридическую силу.
Если пациент хочет получить свои медицинские документы в бумажном виде, он (или его законный представитель) может написать заявление в адрес клиники. Клиника продолжает вести документацию в ЭДО, но специально для этого пациента готовит бумажные копии электронных документов.
В такие бумажные копии нельзя вносить рукописные изменения. Соответствие бумажной копии оригиналу электронного документа подтверждается визой сотрудника клиники, уполномоченного подписывать такие документы.
Для перехода на ЭДО в клинике обязательно должна быть установлена МИС, она позволяет формировать документацию в электронном виде.
Для передачи медицинских данных в РЭМД ЕГИСЗ необходима интеграция МИС с официальным оператором ЕГИСЗ, который обеспечивает выгрузку данных в федеральную систему. Платформа N3.Health является оператором ЕГИСЗ с 2019 года и обеспечивает выгрузку документов в РЭМД по безопасным каналам связи.
Регистрация документов в РЭМД обеспечивает легитимность до 25 лет. Это значительно более длительный срок в сравнении с документами, просто подписанными электронной подписью и хранящимися в клинике, когда срок «годности» электронного документа истекает одновременно со сроком действия электронной цифровой подписи, которой он подписан.
Для подписания документов с пациентами онлайн клинике необходимо использовать специальный сервис. К примеру, N3.Health СЭП. Он позволяет легитимно подписывать договоры, акты, согласия, ИДС с пациентами через смс, личный кабинет Мила или мессенджер МAX. Сервис можно встроить в МИС или использовать безинтеграционное решение.
Какие этапы включает электронное ведение медицинской документации?
Ведение электронных медицинских документов состоит из следующих этапов:
- Создание документа в электронной форме.
- Подписание документа электронной подписью.
- Передача документа в РЭМД, если для него предусмотрена регистрация.
- Хранение документа, его версий и сведений об электронных подписях.
Как создается медицинский документ в электронной форме?
Если клиника оформляет медицинский документ по утвержденной форме, его электронная версия должна соответствовать этой форме: иметь похожую структуру и реквизиты. Допускается изменять внешний вид в электронном варианте (например, расположение полей или элементов), если это нужно для корректного отображения. Также можно добавлять дополнительные элементы (штрихкод, QR-код и т. п.), если они не меняют содержание и основную форму данного документа.
Как подписывается медицинский документ в электронном виде?
В большинстве случаев медицинский документ, оформленный в электронном виде, должен быть завизирован усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП) того медработника, кто сформировал данный документ.
При этом стоит учитывать, что электронные медицинские записи могут быть подписаны любым видом электронной подписи. Электронная персональная медицинская запись — это запись, соответствующая следующим критериям:
При этом стоит учитывать, что электронные медицинские записи могут быть подписаны любым видом электронной подписи. Электронная персональная медицинская запись — это запись, соответствующая следующим критериям:
- Формируется при оказании медицинской помощи, но без заведения меддокумента.
- Заносится в журналы, которые создаются на основе электронных меддокументов.
- Предназначена для обмена с другими информационными системами.
- При ведении эквивалентных записей на бумаге не требуется подпись медработника и (или) печать медучреждения.
Кроме того, медицинские записи, полученные в автоматическом режиме при работе с медицинскими изделиями (снимки, УЗИ и т. д.), не требуется подписывать ЭЦП медработника.
Подробнее о работе с инструментальными исследованиями читайте в материале «цифровые сервисы инструментальной диагностики».
Как передается медицинский документ в РЭМД?
Все электронные меддокументы, которые по законодательству требуется регистрировать в РЭМД ЕГИСЗ МЗ РФ (Федеральный реестр электронных медицинских документов), необходимо обязательно передать и зарегистрировать в системе в течение одного рабочего дня со дня их создания.
В РЭМД также выполняется регистрация протоколов инструментальных исследований, сформированных по результатам КТ, МРТ, УЗИ и других диагностических процедур.
Если в документ, отправленный в РЭМД, требуется внести исправление, то необходимо сформировать обновленную версию этого меддокумента в электронном виде, подписать ее ЭЦП, и далее зарегистрировать этот документ в РЭМД как новую версию.
Отдельно хочется сказать о преимуществах взаимодействия с РЭМД. Во-первых, в данном случае у клиники появляется возможность предоставить для пациента возможность получать и просматривать свою меддокументацию, историю болезни в личном кабинете «Мое Здоровье» на портале Госуслуг. Во-вторых, регистрируя документацию в РЭМД, клиника обеспечивает длительный срок хранения электронного медицинского документа с подтвержденной легитимностью в течение 25 лет и более. Таким образом, РЭМД берет на себя следующий функционал: во-первых, подтверждает сам факт формирования меддокумента в электронной форме, достоверность информации о дате и времени его фиксации в системе. Кроме того, гарантирует, что в зарегистрированный документ не вносились изменения на протяжении всего срока его хранения в системе.
В РЭМД также выполняется регистрация протоколов инструментальных исследований, сформированных по результатам КТ, МРТ, УЗИ и других диагностических процедур.
Если в документ, отправленный в РЭМД, требуется внести исправление, то необходимо сформировать обновленную версию этого меддокумента в электронном виде, подписать ее ЭЦП, и далее зарегистрировать этот документ в РЭМД как новую версию.
Отдельно хочется сказать о преимуществах взаимодействия с РЭМД. Во-первых, в данном случае у клиники появляется возможность предоставить для пациента возможность получать и просматривать свою меддокументацию, историю болезни в личном кабинете «Мое Здоровье» на портале Госуслуг. Во-вторых, регистрируя документацию в РЭМД, клиника обеспечивает длительный срок хранения электронного медицинского документа с подтвержденной легитимностью в течение 25 лет и более. Таким образом, РЭМД берет на себя следующий функционал: во-первых, подтверждает сам факт формирования меддокумента в электронной форме, достоверность информации о дате и времени его фиксации в системе. Кроме того, гарантирует, что в зарегистрированный документ не вносились изменения на протяжении всего срока его хранения в системе.
Как хранятся медицинские документы в электронной форме?
Меддокументы в электронном виде хранятся в той информационной системе, которая применяется для создания электронного документа. При этом стоит учитывать, что срок хранения электронных медицинских документов должен быть не менее срока, определенного для хранения соответствующих меддокументов, оформленных на бумажном носителе.
Если в электронный документ вносятся изменения или исправления, клиника в течение всего установленного периода обязана хранить все версии этого документа в электронном виде, а также его подписи в составе метаданных документов.
Если требуется перевести меддокумент, который ранее был оформлен на бумаге в вид электронного документа, работник клиники, ответственный за данный процесс, сканирует бумажный документ, регистрирует скан в информационной системе клиники с указанием реквизитов меддокумента, в т. ч. отражает название документа, дату его оформления, медучреждение, в котором этот документ был создан. Далее документ подписывается этим сотрудником и им же обеспечивается его дальнейшее хранение.
Если в электронный документ вносятся изменения или исправления, клиника в течение всего установленного периода обязана хранить все версии этого документа в электронном виде, а также его подписи в составе метаданных документов.
Если требуется перевести меддокумент, который ранее был оформлен на бумаге в вид электронного документа, работник клиники, ответственный за данный процесс, сканирует бумажный документ, регистрирует скан в информационной системе клиники с указанием реквизитов меддокумента, в т. ч. отражает название документа, дату его оформления, медучреждение, в котором этот документ был создан. Далее документ подписывается этим сотрудником и им же обеспечивается его дальнейшее хранение.
FAQ
Это ведение, подписание, хранение и обмен медицинскими и юридическими документами с разными контрагентами в электронном виде без обязательного дублирования на бумаге.
Медицинская организация самостоятельно принимает решение вести медицинскую документацию в электронной форме полностью или частично. После принятия такого решения порядок работы с электронными документами необходимо закрепить в локальном акте и организовать в соответствии с приказом Минздрава России № 209н.
В РЭМД передают электронные медицинские документы, для которых предусмотрена регистрация в ЕГИСЗ. Реестр фиксирует сведения о документе и позволяет использовать их в государственных информационных системах, а также обеспечивать доступ пациентов к ним через портал Госуслуг.
Клиника определяет перечень медицинских документов, которые будет вести в электронной форме, и закрепляет его в локальном акте. Договоры, согласия и другие документы с пациентами могут оформляться электронно через отдельный сервис для онлайн-подписания.
Срок хранения электронной медицинской документации определяется сроком хранения соответствующего вида медицинского документа. Документ, его версии и сведения об электронных подписях необходимо хранить в используемой информационной системе в течение установленного срока.
Срок зависит от готовности информационных систем клиники, выбранного объема электронного документооборота, наличия электронных подписей и необходимости интеграции с внешними системами. План и срок перехода определяются после оценки текущих процессов клиники.
Для электронного подписания договоров, согласий и ИДС с пациентами клинике нужен специализированный сервис. После подключения необходимо настроить шаблоны документов, способ подтверждения подписи, права доступа и порядок хранения подписанных документов.
С нами уже работают
С нами уже работают
Остались вопросы?
Позвоните нам или закажите консультацию
Полезные статьи